Introdução

Primeiramente, é indispensável destacar que o registro do memorial de incorporação é uma das etapas mais importantes para que o empreendimento possa ser lançado e comercializado com segurança jurídica.

Apesar de muitos incorporadores se preocuparem com o projeto, aprovação municipal, vendas e obra, a maioria ainda subestima a complexidade documental e registral necessária para o registro da incorporação.

Inclusive, a Lei nº 4.591/1964 exige o registro do memorial de incorporação no Registro de Imóveis competente antes que o incorporador possa alienar ou onerar as frações ideais vinculadas às futuras unidades autônomas, de modo que, sem o registro, a comercialização do empreendimento fica juridicamente comprometida.

O que é o memorial de incorporação?

O memorial de incorporação é o conjunto de documentos técnicos, jurídicos, registrais, fiscais e econômicos que formaliza a incorporação imobiliária perante o Cartório de Registro de Imóveis.

Isto é, o memorial não é apenas um documento único, mas sim um dossiê completo do empreendimento, que serve para demonstrar ao Registro de Imóveis, aos compradores, aos financiadores e ao mercado que o empreendimento possui base jurídica, técnica e documental adequada para ser lançado.

Por que o registro do memorial é obrigatório antes da venda?

Nos termos do art. 32 da Lei nº 4.591/1964, o incorporador somente pode alienar ou onerar as frações ideais de terreno e acessões correspondentes às futuras unidades autônomas após o registro do memorial de incorporação no Registro de Imóveis competente.

Em outras palavras, isso significa que a venda de unidades na planta supõe que já aconteceu o registro prévio da incorporação. Caso as vendas, reservas, promessas, e até mesmo publicidade comercial do empreendimento, ocorram sem o registro devidamente concluído, os riscos de questionamentos por compradores, Ministério Público, órgãos de defesa do consumidor, cartório, financiadores e parceiros comerciais aumentam de maneira significativa.

Base legal

O registro do memorial é um documento complexo sobre o empreendimento, exigindo uma leitura integrada entre legislação imobiliária, registral, urbanística, civil e administrativa. Desse modo, abaixo constam alguns dos dispositivos legais que podem ser de grande auxílio para compreender a obrigatoriedade desse documento:

• Lei nº 4.591/1964, especialmente o art. 32 e demais dispositivos sobre incorporação imobiliária;
• Lei nº 6.015/1973, Lei de Registros Públicos;
• Código Civil, especialmente dispositivos sobre condomínio edilício, propriedade, frações ideais e convenção condominial;
• Lei nº 14.382/2022, que alterou regras relevantes da Lei de Registros Públicos e da própria Lei de Incorporações;
• Código de Normas da Corregedoria do Estado em que o empreendimento está localizado;

Quem pode ser incorporador?

Considerando a Lei nº 4.591/1964, o incorporador responsável deve se enquadrar em uma das seguintes categorias:

• Proprietário do terreno: A pessoa que já possui o lote onde o prédio ou condomínio será erguido.
• Promitente comprador/Cessionário: Quem tem um contrato de aquisição ou compromisso de compra do terreno (muitas vezes pagando o proprietário através de permuta, dando unidades prontas no local).
• Construtor: Profissional ou empresa de engenharia responsável pela execução da obra.
• Corretor de Imóveis: Profissional com registro no CRECI, habilitado para articular o negócio.

Como registrar memorial de incorporação?

Passo 1: Análise da matrícula

Primeiramente, antes de preparar o memorial, é essencial analisar a matrícula do imóvel. Essa etapa é de grande importância pois tem um viés preventivo, no sentido de evitar futuras pendências apontadas pelo Cartório após submissão dos documentos, uma vez que essas exigências acabam atrasando a conclusão do registro.

Inicialmente, devem ser examinados, de forma minuciosa, a matrícula e suas informações sobre descrição do terreno, a titularidade, a cadeia dominial, os ônus, as hipotecas, as penhoras, eventuais indisponibilidades e servidões, além das restrições urbanísticas e os títulos que autorizam o incorporador a utilizar o imóvel. Nessa etapa de análise da matrícula, o importante é verificar quaisquer inconsistências, para prosseguir com a correção destas antes de submeter a documentação de fato para o registro no Cartório.

Sendo assim, é imprescindível buscar na matrícula que essas principais informações estejam coerentes com a situação atual do imóvel.

Passo 2: Regularidade do incorporador

O cartório analisará também a legitimidade e regularidade do incorporador, e é necessário preparar documentos, seja da pessoa física ou jurídica responsável, que são exigidos pelo Cartório para verificação dessa fase, como:

• contrato social ou estatuto, bem como eventuais alterações contratuais;
• documentos dos representantes legais;
• certidões fiscais; certidões forenses;
• certidões trabalhistas, quando aplicável;
• documentos que comprovem poderes de representação;
• título aquisitivo do terreno ou documento que demonstre o vínculo jurídico com o imóvel.

Caso o incorporador não seja proprietário do terreno, é indispensável demonstrar para o Cartório a base jurídica que autoriza a incorporação, como promessa de compra e venda, permuta, mandato, contrato específico ou outro instrumento válido, observados os requisitos legais.

Passo 3: Aprovação do projeto pela prefeitura

O projeto arquitetônico aprovado pela municipalidade é uma das peças essenciais para o registro da incorporação.

A aprovação do projeto envolve documentos como alvará de construção ou documento equivalente, variando de acordo com cada Município, e a compatibilidade entre projeto aprovado, quadro de áreas e documentos apresentados ao cartório. Além disso requer observância da legislação urbanística, pois há necessidade de coerência entre o projeto, a matrícula e o memorial. Eventuais divergências entre as informações constantes no projeto aprovado, matrícula, quadro de áreas e minuta de convenção costumam gerar exigências cartorárias.

Passo 4: Elaboração dos documentos técnicos

O memorial de incorporação envolve documentos técnicos que devem estar completamente coerentes entre si, sendo certo que a compatibilidade entre os documentos técnicos e jurídicos é um dos maiores pontos de atenção nessa etapa.

Abaixo segue uma lista dos pontos que mais merecem atenção de estarem compatíveis entre si nessa etapa:

• projeto aprovado;
• quadros da NBR aplicável, especialmente quadro de áreas;
• cálculo das áreas privativas, comuns e totais;
• frações ideais;
• memorial descritivo da obra;
• discriminação das unidades autônomas;
• especificações das áreas comuns;
• avaliação do custo global da obra;
• cronograma, quando aplicável;
• ART ou RRT dos profissionais responsáveis.

Passo 5: Elaboração da minuta da convenção de condomínio

A minuta da convenção integra o conjunto documental da incorporação, e deve tratar de temas como a discriminação das unidades, frações ideais, forma de utilização das áreas comuns, e regras de administração.

Na minuta, também devem constar disposições sobre eleição de síndico, assembleias, rateio de despesas, direitos e deveres dos condôminos, penalidades, regras de alteração da convenção e o regimento interno do condomínio, quando inserido ou vinculado à convenção.

Ainda, cabe destacar que o Código Civil exige que a convenção seja subscrita por titulares de, no mínimo, dois terços das frações ideais para se tornar obrigatória, e que, no contexto da incorporação, há tratamento próprio relacionado ao registro e à futura constituição do condomínio, uma vez que essa constituição deve, posteriormente, ser ratificada na assembleia de instauração.

Passo 6: Documentos exigidos pelo art. 32 da Lei nº 4.591/1964

O art. 32 da Lei de Incorporações apresenta o rol documental do memorial de incorporação, contendo tudo o que é indispensável ter no memorial para ser completamente válido juridicamente.

Dentre a documentação, é exigido o título de propriedade do terreno ou promessa irrevogável e irretratável de compra e venda, cessão ou promessa de cessão, bem como o histórico dos títulos de propriedade dos últimos anos e o instrumento de mandato, quando o incorporador não for proprietário, para certificarem a legitimidade do incorporador.

Para verificarem se o empreendimento está com as informações completamente coerentes entre si, solicitam também o projeto de construção aprovado, o memorial descritivo das especificações da obra, discriminação das frações ideais do terreno, cálculo das áreas das edificações.

Quanto a situação fiscal, é necessário apresentar certidões negativas relativas ao imóvel, aos alienantes do terreno e ao incorporador, certidão negativa de débito para com a Previdência Social, se for o caso, atestado de idoneidade financeira, declaração expressa em que se defina a parcela do preço relativa ao terreno e à construção e a avaliação do custo global da obra.

Por fim, é essencial que o memorial contenha a minuta da futura convenção de condomínio, declaração sobre o prazo de carência (se houver), declaração relacionada ao número de veículos que a garagem comporta e demais documentos também podem ser exigidos pela legislação, variando de acordo com o caso concreto e com o cartório competente.

Passo 7: Protocolo no Cartório de Registro de Imóveis

Reunida a documentação, o memorial deve ser apresentado ao Cartório de Registro de Imóveis constante na matrícula do terreno. Após o protocolo, será gerada uma prenotação, e a partir disso o oficial realizará a qualificação registral e verificará se os documentos cumprem as exigências legais. Os pontos que serão analisados nessa etapa são a legalidade, a continuidade registral, a especialidade objetiva e subjetiva, a disponibilidade e a compatibilidade de todos os documentos apresentados, não se tratando de mera conferência formal, mas uma verificação concreta pelo cartório de se o título e os documentos estão aptos a produzir os efeitos registrais pretendidos.

Passo 8: Análise pelo cartório e cumprimento de exigências

É muito comum que o cartório apresente nota de exigências, estas podem decorrer de diversos pontos na documentação, tais como divergência de áreas, inconsistência entre projeto, matrícula e quadro de áreas, falhas na discriminação das unidades ou frações ideais, pendências na matrícula, além de problemas de representação societária ou ausência de poderes no contrato/procuração. A ausência de certidões, envio de certidões vencidas, ausência de aprovação municipal adequada, inconsistências na convenção e divergências entre documentos técnicos e jurídicos no geral também podem acarretar na necessidade de cumprir exigências.

No caso de eventuais exigências, a resposta às exigências cartoriais deve ser técnica e estratégica, porque nem toda exigência deve ser simplesmente aceita sem análise. Em alguns casos, pode ser necessário cumprir e reenviar documentação, mas em outros, formular uma nota devolutiva devidamente fundamentada pode ser mais eficaz do que apenas cumprir exatamente o que o Cartório solicitou.

Registro do memorial e efeitos jurídicos

A Lei de incorporações prevê que o oficial de registro de imóveis terá 10 (dez) dias úteis para apresentar, por escrito, a todas as exigências que julgarem necessárias ao registro e, satisfeitas as referidas exigências, terão o prazo de 10 (dez) dias úteis para fornecer certidão e devolver a segunda via autenticada da documentação,

Ocorre que, a conclusão dessa etapa depende muito de como a qualificação dos documentos ocorre, porque não raras vezes muitas exigências são apresentadas e não são devidamente sanadas no protocolo. Por isso é indispensável que a documentação seja enviada corretamente, justamente para a análise correr no menor tempo possível.

Uma vez concluída a análise da documentação pelo Cartório e com a confirmação de inexistência de pendências, o memorial é registrado na matrícula do imóvel.

Com essa formalização na matrícula, a incorporação imobiliária é devidamente formalizada e com isso, gera a autorização para comercialização regular das futuras unidades.

Além disso, o registro na matrícula gera publicidade registral do empreendimento e garante maior segurança para compradores e financiadores ao celebrar contratos, bem como vincula as frações ideais às futuras unidades que serão alienadas, servindo também de base para instituição futura do condomínio, conforme o avanço da obra e documentação posterior.

Ademais, vale destacar que a Lei nº 14.382/2022, em seu art. 32, dispõe que o registro do memorial sujeita as frações do terreno e as respectivas acessões a regime condominial especial, garantindo ao incorporador e aos futuros adquirentes faculdade de livre disposição ou oneração, independentemente de anuência dos demais condôminos.

Prazo de validade do registro da incorporação

O registro da incorporação possui um prazo de validade de 180 (cento e oitenta) dias para fins de concretização e, caso a incorporação não se concretize nesse prazo legal, o incorporador deverá atualizar a documentação para continuar negociando unidades.

Essa concretização pode decorrer de atos como negociação efetiva das unidades, financiamento ou início da incorporação, conforme interpretação aplicável e análise do caso concreto.

Sendo assim, uma vez registrado o memorial, não significa que a documentação nunca precisará ser atualizada, de maneira que é essencial que os prazos legais sejam observados de forma cautelosa para não acarretar novos custos com a atualização de documentação.

Principais erros que atrasam o registro do memorial e que podem ser evitados

• iniciar vendas antes do registro;
• matrícula desatualizada;
• divergência de área entre matrícula e projeto;
• ausência de retificação, unificação ou desmembramento prévio;
• projeto aprovado em desacordo com os documentos jurídicos;
• quadro de áreas inconsistente;
• convenção genérica ou incompatível com o empreendimento;
• certidões vencidas;
• falta de poderes do representante legal;
• contrato de permuta ou aquisição mal estruturado;
• ausência de análise prévia das exigências do cartório local;
• documentos técnicos e jurídicos preparados de forma isolada, sem integração.

Checklist prático para o incorporador

Abaixo, segue um checklist com os pontos que o incorporador deve revisar antes do protocolo perante o Cartório:

• matrícula atualizada;
• análise de ônus e pendências;
• regularidade da titularidade;
• documentos societários atualizados;
• projeto aprovado;
• alvará ou documento municipal correspondente;
• quadros de áreas;
• memorial descritivo;
• custo global da obra;
• frações ideais;
• minuta da convenção;
• certidões do art. 32;
• certidões fiscais e forenses;
• procurações e poderes de representação;
• documentos técnicos assinados por profissionais responsáveis;
• conferência entre matrícula, projeto, convenção e quadros;
• análise das normas da Corregedoria local.

Conclusão

O registro do memorial de incorporação exige análise jurídica, técnica e registral cuidadosa, sendo uma etapa jurídica estratégica para o sucesso do empreendimento e envolvendo atuação integrada entre engenharia, arquitetura, contabilidade, setor comercial, jurídico e cartório.

Falhas na documentação podem atrasar o lançamento do empreendimento e comprometer a segurança das vendas, sendo certo que a preparação adequada da documentação reduz exigências, evita atrasos no lançamento, melhora a segurança para compradores e financiadores e protege a incorporadora contra riscos jurídicos.

O Botti Mendes Advogados assessora incorporadoras na estruturação jurídica da incorporação imobiliária, revisão documental, elaboração de instrumentos e acompanhamento do registro perante o Cartório de Registro de Imóveis.

Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964. Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 21 dez. 1964.

BRASIL. Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973. Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 31 dez. 1973.

BRASIL. Lei nº 14.382, de 27 de junho de 2022. Dispõe sobre o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP); altera as Leis nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964, nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, entre outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 28 jun. 2022.

BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, 11 jan. 2002.