Por Laura Gouvea

No mercado imobiliário, marcado por elevada complexidade jurídica, técnica e social, a entrega de um empreendimento vai muito além do ato simbólico de entregar as chaves aos compradores.

Muitas incorporadoras acreditam que a entrega das chaves marca o encerramento de suas responsabilidades sobre o empreendimento. Na prática, porém, é justamente nesse momento que se inicia uma das fases mais sensíveis e estratégicas, a instalação do condomínio, um ato jurídico estruturante que transforma o empreendimento em uma comunidade organizada, com identidade própria, governança definida e legitimidade institucional.

Por essa razão, a assembleia de instalação não deve ser tratada como mera formalidade administrativa. Esse é um momento que exige planejamento, estratégia e segurança jurídica, pois representa a delicada transição entre a fase de incorporação e construção e o início da autonomia do condomínio.

É nessa etapa que ocorre a transferência gradual das responsabilidades relacionadas à gestão das áreas comuns e à organização da vida em comunidade, circunstância que, se não for adequadamente conduzida, pode gerar questionamentos sobre deliberações, conflitos com adquirentes, insegurança na administração inicial e até mesmo a judicialização de questões que poderiam ser prevenidas com uma atuação jurídica preventiva e estruturada.

1. Introdução

A atividade de incorporação imobiliária exige planejamento em todas as suas etapas, desde o registro da incorporação e a comercialização das unidades até a conclusão da obra e a entrega do empreendimento. Nesse contexto, a Assembleia Geral de Instalação, embora represente um dos atos jurídicos mais relevantes da transição entre a fase construtiva e a vida condominial, nem sempre recebe a atenção estratégica que sua importância demanda.

É na assembleia de instalação que se inicia, de forma efetiva, a vida condominial do empreendimento, com a eleição dos primeiros representantes, a aprovação ou ratificação das normas internas, a definição da previsão orçamentária inicial e a organização da administração das áreas comuns. Quando adequadamente planejada e conduzida, a AGI fortalece a imagem da incorporadora, transmite segurança aos adquirentes e contribui para uma transição mais harmoniosa entre a incorporação e a autonomia do condomínio.

Por outro lado, a condução inadequada da assembleia pode ensejar questionamentos acerca da validade das deliberações, impugnações da ata, resistência ao pagamento das contribuições condominiais, dúvidas quanto à entrega das áreas comuns e dificuldades na transferência da gestão para o condomínio. Tais riscos tornam-se ainda mais relevantes em empreendimentos com elevado número de unidades, razão pela qual a assembleia de instalação deve ser tratada como etapa estratégica da entrega do empreendimento, e não como mera formalidade administrativa.

2. O que é a assembleia de instalação ou instauração de condomínio?

A assembleia de instalação, também chamada de assembleia de instauração ou primeira assembleia geral de condomínio, é a primeira reunião formal realizada para dar início à administração do condomínio.

Embora a nomenclatura possa variar, todas essas expressões se referem, em essência, ao mesmo momento: a transição entre a fase de incorporação e construção e o início da autonomia do condomínio. Trata-se de uma etapa de grande relevância jurídica e prática, pois é nela que são estabelecidas as primeiras regras de administração e convivência (com a ratificação ou modificação da convenção registrada com a incorporação), definidas as responsabilidades dos representantes eleitos, é eleito o síndico e conselho fiscal e criadas as bases para a gestão das áreas comuns e da vida em comunidade.

3. Quem convoca a assembleia de instauração?

Como ainda não existe síndico eleito, a convocação da assembleia deverá ser realizada pela própria incorporadora ou construtora. Como nessa fase a convenção de condomínio normalmente já se encontra registrada junto à matrícula do empreendimento, a convocação deverá observar as regras nela previstas, especialmente quanto ao prazo, à forma de convocação, ao quórum e à ordem do dia.

Um cuidado essencial é a convocação de todos os adquirentes com direito à participação, nos termos do artigo 1.354 do Código Civil — a assembleia não será válida se todos os condôminos não forem convocados. Por esse motivo, é recomendável que a incorporadora mantenha registros que comprovem o envio das convocações e adote procedimentos capazes de garantir a ciência de todos, reduzindo o risco de futuras alegações de desconhecimento da assembleia.

Embora a legislação não estabeleça prazo específico para a convocação da assembleia de instalação, recomenda-se que o edital seja encaminhado com antecedência mínima de 30 dias, permitindo que os futuros condôminos organizem sua participação. O edital deve conter informações claras sobre data, horário, local ou plataforma de realização, critérios de representação por procuração e, principalmente, a ordem do dia detalhada, indicando todos os assuntos que serão submetidos à deliberação.

Atualmente, é plenamente possível que a assembleia de instalação seja realizada de forma presencial, virtual ou híbrida, modalidade que ganhou respaldo legislativo com a Lei nº 14.309/2022. Na prática, a assembleia online tem se mostrado uma ferramenta eficiente para ampliar a participação dos adquirentes, especialmente em empreendimentos com elevado número de unidades ou com compradores residentes em diferentes localidades. Para tanto, recomenda-se a utilização de plataformas que permitam a identificação dos participantes, o registro das votações e o acompanhamento integral dos debates.

A legislação brasileira determina que, em regra, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, pela maioria dos votos dos condôminos presentes, desde que representem pelo menos metade das unidades. Se este quórum não for atendido, haverá segunda convocação, hipótese em que as decisões serão tomadas pela maioria dos votos presentes, exceto quando o assunto objeto de votação exigir quórum especial.

4. Qual a importância da ordem do dia

A ordem do dia é um dos elementos mais importantes para a validade e segurança jurídica da assembleia de instalação. Trata-se da pauta que será submetida à discussão e deliberação dos condôminos, devendo ser elaborada de forma objetiva, completa e previamente indicada no edital de convocação. Sua finalidade é garantir que todos os participantes tenham conhecimento antecipado dos assuntos que serão tratados, permitindo uma participação informada e evitando decisões tomadas de forma inesperada ou sem a devida preparação dos condôminos.

Para a incorporadora, a correta elaboração da ordem do dia também funciona como importante mecanismo de proteção jurídica. Isso porque as deliberações devem guardar correspondência com os temas previamente informados na convocação, reduzindo o risco de questionamentos sobre a validade das decisões aprovadas. A inclusão de matérias genéricas, vagas ou excessivamente amplas pode gerar insegurança jurídica e abrir espaço para futuras impugnações, especialmente quando envolvem temas relevantes para a organização inicial do condomínio.

Na assembleia de instalação, a pauta normalmente contempla atos estruturantes para o início da vida condominial, como a eleição do síndico, do subsíndico (quando previsto na convenção), do conselho fiscal ou consultivo, a ciência e ratificação da convenção de condomínio, a aprovação ou ratificação do regimento interno, a aprovação da previsão orçamentária inicial e a definição da cota condominial. Por essa razão, a ordem do dia deve ser redigida com clareza e objetividade, refletindo exatamente as matérias que serão deliberadas e contribuindo para uma assembleia mais organizada, transparente e juridicamente segura.

5. Quem conduz a assembleia: presidente e secretário

Para que a assembleia de instalação transcorra de forma organizada e produza deliberações seguras, é fundamental que os trabalhos sejam conduzidos por uma mesa diretora, normalmente composta por um presidente e um secretário.

Ao presidente da assembleia compete conduzir os debates, organizar as manifestações dos participantes, verificar o cumprimento da ordem do dia, submeter as matérias à votação, proclamar os resultados e zelar pela regularidade dos trabalhos. Sua atuação é especialmente importante para evitar discussões paralelas, deliberações sobre assuntos não incluídos na pauta e situações que possam comprometer a objetividade e a validade das decisões tomadas.

Já o secretário possui a responsabilidade de registrar os principais acontecimentos da assembleia, incluindo a identificação dos participantes, as deliberações aprovadas, os resultados das votações, eventuais manifestações relevantes e demais informações necessárias para a elaboração da ata. Como a ata constitui o principal documento comprobatório da assembleia, a atuação cuidadosa do secretário é indispensável para assegurar clareza, fidelidade e segurança jurídica ao registro dos trabalhos.

Na prática, especialmente em empreendimentos com grande número de unidades ou elevado volume de participantes, a assembleia de instalação pode se tornar um ambiente propício a divergências, questionamentos e debates acalorados. Por isso, é recomendável que sua condução seja previamente planejada e acompanhada por profissionais com experiência em assembleias condominiais e direito imobiliário. A participação de advogados especializados auxilia na interpretação da convenção de condomínio, no esclarecimento de dúvidas jurídicas, na observância dos quóruns e procedimentos aplicáveis e na prevenção de vícios que possam resultar na impugnação das deliberações. Para a incorporadora, essa atuação preventiva representa importante instrumento de segurança jurídica durante a delicada transição entre a entrega do empreendimento e o início da gestão condominial.

6. Eleição do síndico, subsíndico e conselho fiscal

A eleição do síndico constitui uma das deliberações mais importantes da assembleia de instalação, sendo uma pauta obrigatória, pois marca a efetiva transferência da administração do empreendimento para o condomínio. Nos termos do art. 1.347 do Código Civil, o síndico será eleito pela assembleia para mandato não superior a dois anos, permitida a reeleição. A legislação também permite que essa função seja exercida por condômino ou por terceiro estranho ao condomínio, o que viabiliza, inclusive, a contratação de síndicos profissionais quando essa alternativa for considerada mais adequada às características do empreendimento e estiver em conformidade com a convenção condominial.

A relevância dessa escolha decorre das atribuições que passam a ser exercidas pelo síndico após sua eleição. Caberá a ele representar ativa e passivamente o condomínio, praticar os atos necessários à administração das áreas comuns, cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento interno, cobrar as contribuições condominiais, prestar contas à assembleia e zelar pela conservação e regular funcionamento do condomínio. Em razão dessas responsabilidades, é recomendável que os condôminos recebam orientações claras sobre as funções do cargo e sobre a importância da escolha de um gestor capacitado para conduzir a fase inicial da vida condominial.

A figura do subsíndico, por sua vez, não possui disciplina específica tão detalhada quanto a do síndico no Código Civil, sendo sua existência normalmente definida pela própria convenção de condomínio. Sua principal função costuma ser auxiliar o síndico ou substituí-lo em hipóteses de ausência, impedimento ou vacância do cargo. Por essa razão, a eleição do subsíndico não é obrigatória em todos os condomínios, dependendo da estrutura administrativa prevista para o empreendimento. Da mesma forma, a convenção poderá prever a existência de conselhos específicos, como conselho consultivo, conselho de obras ou outros órgãos de apoio à administração, cujas regras de composição e funcionamento deverão ser observadas pela assembleia.

Também poderá ser eleito o conselho fiscal, previsto no art. 1.356 do Código Civil, composto por três membros com mandato não superior a dois anos e responsável por examinar as contas do síndico e emitir pareceres sobre a gestão financeira do condomínio. Embora sua constituição não seja obrigatória, sua eleição costuma ser recomendável, especialmente na fase inicial de funcionamento do condomínio, em que há maior necessidade de acompanhamento das despesas, da execução do orçamento e da contratação de fornecedores e prestadores de serviços. Nesse mesmo contexto, a assembleia poderá deliberar sobre a contratação da administradora que auxiliará a gestão condominial ou ratificar contratação previamente organizada para viabilizar a instalação do condomínio. É importante destacar, contudo, que a administradora não substitui o síndico, atuando apenas como suporte técnico, administrativo e operacional para o exercício da gestão.

Como regra geral, cada unidade autônoma confere direito a um voto ao seu titular, salvo disposição diversa constante da convenção de condomínio. Assim, o proprietário de duas ou mais unidades poderá exercer um voto para cada unidade de sua titularidade. Contudo, o Código Civil permite que a convenção estabeleça critério distinto, atribuindo o peso do voto de acordo com a fração ideal correspondente a cada unidade. Por essa razão, é indispensável que a mesa da assembleia verifique previamente o sistema de votação previsto na convenção registrada. Em qualquer hipótese, recomenda-se que o edital de convocação, a lista de presença e a ata identifiquem claramente os participantes, as unidades representadas e o resultado das votações, conferindo maior transparência e segurança jurídica às deliberações.

7. Ratificação da convenção de condomínio e regimento interno

A convenção de condomínio normalmente já se encontra elaborada e registrada no Cartório de Registro de Imóveis quando da realização da assembleia de instalação, especialmente nos empreendimentos submetidos ao regime da incorporação imobiliária. Ainda assim, é recomendável que os condôminos tomem ciência de seu conteúdo e ratifiquem sua aplicação, uma vez que esse documento constitui a principal norma de organização e funcionamento do condomínio.

É importante destacar que a assembleia de instalação não possui liberdade para alterar livremente a convenção. Eventuais modificações dependem da observância dos quóruns legalmente exigidos na legislação e das próprias regras previstas no instrumento convencional. Por essa razão, a participação de assessoria jurídica especializada contribui para evitar interpretações equivocadas e assegurar que as deliberações observem os limites estabelecidos pela legislação e pela convenção registrada.

Nesse sentido, o regimento interno normalmente também já se encontra elaborado quando da realização da assembleia de instalação. Por essa razão, a assembleia não tem como objetivo principal criar novas regras de convivência, mas sim proporcionar aos condôminos ciência de seu conteúdo e deliberar sobre sua ratificação e aplicação no início da vida condominial.

O documento disciplina questões relacionadas ao uso das áreas comuns, realização de mudanças, acesso de visitantes e prestadores de serviços, utilização de garagem, salão de festas, piscina, academia e demais espaços compartilhados, além de estabelecer horários, regras para obras nas unidades, padrões de convivência e critérios para aplicação de advertências e multas.

A ratificação do regimento interno assume especial relevância porque permite que o condomínio inicie suas atividades com regras previamente definidas e conhecidas pelos adquirentes. Para garantir sua validade e efetividade, suas disposições devem estar em conformidade com a convenção de condomínio, com o Código Civil e com as características específicas do empreendimento, contribuindo para a prevenção de conflitos e para uma gestão condominial mais organizada desde os primeiros momentos de ocupação.

8. Aprovação da previsão orçamentária e da cota condominial inicial

A previsão orçamentária pode ser votada na assembleia de instauração ou em momento posterior por convocação do síndico eleito. Deve contemplar gastos ordinários relacionados à administração, manutenção, limpeza, segurança, seguros obrigatórios, consumo de água e energia elétrica das áreas comuns, contratação de funcionários, manutenção de equipamentos e contratação de administradora, além de outras despesas inerentes à operação do condomínio. Com base nesse levantamento, é estabelecido o valor inicial das contribuições condominiais que passarão a ser exigidas após a efetiva entrega das unidades.

Como muitos adquirentes não possuem conhecimento prévio sobre a composição desses custos, esse costuma ser um dos momentos mais sensíveis da assembleia. Por essa razão, recomenda-se que a incorporadora e a administradora apresentem uma previsão orçamentária clara, transparente e devidamente fundamentada, demonstrando a origem das despesas e os critérios utilizados para definição da taxa condominial. Essa postura reduz resistências, aumenta a confiança dos adquirentes e contribui para uma transição mais tranquila para a gestão condominial.

O condomínio, embora não seja uma pessoa jurídica, deve ter inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), pois só assim poderá ser titular de conta bancária, contratar funcionários, firmar contratos, entre outras atividades.

O CNPJ do condomínio, que é diferente do CNPJ da incorporação, pode ser obtido logo após o registro da ata de instauração no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

9. Prestação de informações pela incorporadora

Uma assembleia de instalação bem-sucedida começa muito antes da data da reunião. A incorporadora deve comparecer preparada para prestar esclarecimentos, apresentar documentos relevantes e transmitir aos adquirentes informações capazes de facilitar a transição entre a entrega do empreendimento e o início da administração condominial.

Entre os documentos que normalmente devem estar disponíveis destacam-se a convenção de condomínio registrada, o regimento interno, a minuta da ata, a lista de presença, os modelos de procuração, a previsão orçamentária, as propostas de administradora, os manuais do proprietário e das áreas comuns, documentos técnicos relevantes, apólices de seguro, contratos iniciais e informações relacionadas às garantias do empreendimento.

Além da documentação, é importante esclarecer quais responsabilidades permanecem sob responsabilidade da incorporadora e quais passarão a ser assumidas pelo condomínio após a entrega. Quanto maior a transparência nesse momento, menores tendem a ser os conflitos futuros e maior será a percepção de profissionalismo e credibilidade por parte dos adquirentes.

10. Riscos de uma assembleia mal conduzida

A assembleia de instalação representa uma das etapas mais sensíveis da entrega do empreendimento e, quando conduzida sem planejamento adequado, pode gerar consequências jurídicas e operacionais relevantes para a incorporadora e para o próprio condomínio.

Entre os principais riscos estão a impugnação de deliberações, questionamentos sobre a validade da assembleia, resistência ao pagamento da cota condominial, conflitos entre adquirentes e a incorporadora, dúvidas sobre responsabilidades após a entrega, dificuldades para eleição dos representantes do condomínio e atrasos na organização administrativa e financeira da gestão inicial. Em situações mais complexas, essas controvérsias podem resultar em demandas judiciais que poderiam ter sido evitadas por meio de adequada preparação e condução dos trabalhos.

Esses riscos tornam-se ainda mais evidentes em empreendimentos com grande número de unidades, elevada participação de investidores, imóveis ainda não ocupados ou adquirentes insatisfeitos com aspectos da entrega. Nesses cenários, a atuação preventiva de profissionais especializados representa investimento significativamente menor do que os custos decorrentes da correção de problemas posteriormente judicializados.

11. Cuidados práticos para incorporadoras

Recomenda-se que a incorporadora adote algumas medidas preventivas capazes de aumentar a segurança jurídica do procedimento:

• Revisar a convenção de condomínio antes da convocação;
• Elaborar uma ordem do dia clara, objetiva e completa;
• Convocar regularmente todos os adquirentes com direito à participação;
• Organizar lista de presença, procurações e documentos de apoio;
• Definir previamente a condução dos trabalhos;
• Providenciar presidente e secretário da assembleia;
• Preparar minuta de ata;
• Apresentar previsão orçamentária detalhada;
• Esclarecer as atribuições do síndico, subsíndico e conselho fiscal;
• Alinhar previamente a participação de uma administradora;
• Evitar deliberações fora da pauta;
• Registrar adequadamente as votações e quóruns;
• Colher as assinaturas necessárias;
• Providenciar o registro da ata.

12. Conclusão

Uma assembleia bem planejada reduz conflitos, fortalece a segurança jurídica das deliberações, facilita a administração do condomínio e evita que a incorporadora seja envolvida em controvérsias que poderiam ter sido prevenidas por meio de adequada organização documental e condução técnica dos trabalhos. Mais do que uma etapa administrativa, a Assembleia Geral de Instalação constitui um importante instrumento de proteção institucional e de valorização da própria imagem da incorporadora perante os adquirentes.

A assembleia de instalação do condomínio exige planejamento jurídico, organização documental e condução adequada dos trabalhos. O Botti Mendes Advogados assessora incorporadoras na preparação de assembleias, revisão de convenções, regimentos internos, atas, contratos e demais documentos necessários para proporcionar uma transição mais segura entre a entrega do empreendimento e o início da vida condominial.

Uma assessoria jurídica especializada não atua apenas na solução de conflitos já instaurados. Na Assembleia Geral de Instalação do condomínio, sua função é estruturar juridicamente a transição entre a incorporação e a vida condominial, assegurando a regularidade das convocações, a observância dos quóruns e a validade das deliberações, reduzindo riscos de vícios formais e impugnações futuras.

Esse suporte preventivo diminui a exposição da incorporadora a litígios e instabilidades no início do empreendimento, ao mesmo tempo em que reforça a organização e a previsibilidade do processo de entrega. A condução adequada da assembleia impacta diretamente a reputação da incorporadora, especialmente na estruturação de novos empreendimentos, ao transmitir maior segurança, transparência e confiabilidade ao mercado e aos adquirentes.